FreeGufoおすすめ！Google グループ メーリングリストの安全な設定
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Google グループのメーリングリスト機能をご存知でしょうか？
この記事では、社内でのコミュニケーション促進に欠かせないこの機能について、
メーリングリストとしての利用方法、設定方法について紹介しています。
Google グループの概要については、Google グループの機能紹介 の記事をご覧ください。
はじめに：Google グループを「メーリングリスト」として活用する
Google グループは、単なる社内連携ツールにとどまらず、外部向けメーリングリストとしても非常に強力なツールです。
特に、企業が社外からの問い合わせや連絡を効率的に管理したい場合にその真価を発揮します。
この記事では、お問い合わせ窓口（info@yourcompany.com や support@yourcompany.com）や、採用窓口（recruit@yourcompany.com ）など、外部とのやりとりに使うメーリングリストを作成する際のおすすめ設定についてご紹介します。
「Google グループを作成する際、アクセス権限や情報公開範囲など、よく分からない設定が多く、情報が外部に漏洩しないか不安だ」とお悩みのIT担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか。
本記事でご紹介する設定を行うことで、セキュリティを確保しつつ、安全にお問い合わせ窓口のメーリングリストを運用できます。
ぜひ、本記事を参考に設定してみてください。
外部向けメーリングリストを安全かつ効果的に運用する上で、最も重要となるのがアクセス設定です。
「社外からのメールは確実に受信しつつ、不必要な情報やグループ内部の構成は外部に一切公開しない」というバランスの取れた設定が不可欠です。
本記事では、お問い合わせ窓口や採用窓口など、「外部にメールアドレスを公開し、社外からのメールを受け付ける」 ことを前提として、メーリングリストの主要な設定項目とその意味、そして外部公開用アドレスとして運用する際の推奨設定を解説します。
各項目が何を示し、なぜその設定が推奨されるのかを確認しながら、次の作成ステップへ進んでいきましょう。
外部公開時のセキュリティとGoogle Chatとの使い分け
Google グループのメーリングリスト機能は非常に便利ですが、特に外部に公開して運用する場合には、いくつかの重要な注意点があります。
設定を誤ってしまうと、意図しないスパムメールを大量に受信したり、最悪の場合、外部に公開すべきではない機密情報が漏洩したりするリスクにつながる可能性があります。
今回の記事では、こうしたリスクを回避し、安全に運用できる外部公開向けメーリングリストの設定に焦点を当てて解説しています。
社内での情報共有には Google Chat がおすすめ
Google グループでは、社内利用に特化したクローズドなメーリングリストを作成することも可能です。
しかし、もし社内でのみグループで情報共有を行いたい場合は、メールでのやり取りに加えて、Google Chatの「スペース」や「ダイレクトメッセージ」の活用も検討することをおすすめします。
チャットツールはメールよりも素早いやり取りが可能で、Google Workspaceの他の機能（ファイル共有、タスク管理など）と連携しやすいため、リアルタイムな共同作業や迅速な情報共有には特に適しています。
もし、本記事を参考に社内用にカスタマイズしたメーリングリストをGoogle グループで作成・運用する場合は、ここで紹介する外部公開向けの設定よりも、閲覧・投稿範囲を組織内のみに限定するなど、より厳重なセキュリティ設定を行うようにしてください。
社内でのやり取りは、社外秘情報や顧客の個人情報など、外部に漏洩してはならない機密性の高い情報を含むことがあります。
そのため、グループの閲覧・投稿範囲を「組織内のみ」に限定するなど、情報が外部に漏れるリスクを徹底的に排除することが非常に重要です。
Google グループのウェブ画面
メーリングリスト宛に送られたメールは、各メンバーの Gmail 受信トレイに届くだけでなく、Googleグループのウェブ画面でも会話履歴として確認することができます。
このウェブ画面でグループの会話履歴を閲覧できるかどうかは、この後に設定するグループのアクセス設定によって異なります。
このウェブ画面は、グループの会話履歴を確認できる設定項目として存在することを認識しておきましょう。
本記事で解説する外部公開向けのメーリングリスト運用では、この履歴画面を外部に公開することはありません。
そのため、今回の説明においては、「メーリングリストに届いたメールの履歴をウェブ画面で確認できる」という点が重要だとご理解ください。
メーリングリストを作成する方法
Google グループでメーリングリストを作成する方法は「管理コンソール から作成する方法」と、「Google グループのウェブ画面 から設定する方法」の2つがあります。
今回の記事では、info@のような会社全体で利用する外部公開用メーリングリストの作成を前提としているため、主にGoogle Workspace 管理コンソールからの作成方法を推奨し、詳しく解説します。
しかし、IT担当者様が今後の様々なグループ運用をスムーズに行うためにも、それぞれの作成方法の特徴と、どのような場合にどちらの方法が適しているかを理解しておくことは非常に重要となりますので、本記事ではグループのウェブ画面からの作成方法も併せてご紹介します。
- 管理コンソールから作成する：
- 特徴：恒常的に運用するグループや、厳密なアクセス制御が求められるグループの作成に適しています。
- 作成対象：主にGoogle Workspace の管理者権限を持つユーザーがグループを作成します。
- 活用例：全社通知用のグループ、部署ごとのグループ、特定の機密情報にアクセスできるメンバーを集めたグループなどが該当します。
- メリット：ユーザーの一括追加や組織単位での設定など、大規模な運用に適した機能が利用できるため、組織全体のセキュリティポリシーに基づいた統一的な管理が可能です。
- Google グループのウェブ画面から作成する：
- 特徴：柔軟な運用が求められるグループや、特定のプロジェクトやチーム単位で一時的・自律的に作成するグループに適しています。
- 作成対象：管理コンソールへのアクセス権限がないユーザーでもグループを作成できます。
- 活用例: 特定のプロジェクトやイベントの連絡用グループ、一時的なタスクチームの連絡網などが考えられます。
- メリット：各ユーザーが手軽にグループを作成・管理できるため、部門やチームのニーズに合わせた迅速な対応が可能です。
では、それぞれの作成方法について、具体的な手順と、外部公開用メーリングリストとして運用する際のおすすめ設定を詳しくご紹介していきます。
管理コンソールでメーリングリストを作成する方法
管理コンソールからグループを作成する流れは、まずグループの基本的なルールやアクセス権限を設定し、その後にメンバーを追加・管理するという手順になります。
ここでは例として、組織のお問い合わせ窓口用のメーリングリストinfo@yourcompany.comを作成していきます。
1. グループの新規作成を開始する
- 管理コンソール を開き、ディレクトリ から グループ メニューを選択します。
- 右画面の「グループを作成」ボタンをクリックします。
2. ステップ1 グループの情報 で グループの詳細を入力
グループの基本情報を入力します。
- グループ名：「お問い合わせ窓口」
- メールアドレス：「info」
- 説明：「社外からの問い合わせ対応窓口です」
- オーナー：IT管理者や該当部署の責任者など
- オーナーの設定は必須ではありませんが、セキュリティと管理継続性の観点から、信頼できるユーザーを指定しておくことを強く推奨します。
- グループラベル：（デフォルトのまま変更しない）
ステップ2 グループ設定を入力 で グループのアクセスに関する設定を行う
このステップでは、グループのアクセスに関する詳細な設定を行います。
外部公開メーリングリストでは、特にセキュリティに配慮した設定が不可欠です。
以下の解説と画像を参考に、設定を進めていきましょう。
アクセスタイプ
デフォルトで「メーリングリスト」や「ウェブフォーラム」などのいくつかのプリセットがありますが、詳細なカスタマイズを行う場合は、個別の設定を調整する必要があります。
以降の項目を変更すると、自動的に「カスタム」に切り替わるため、そのまま進めて問題ありません。
アクセス設定（外部公開向け推奨設定）
グループのオーナーに連絡できるユーザー：「グループのメンバー」
- 外部ユーザーがオーナーの個人アドレスを知らない場合でも直接連絡できる設定は、トラブルの原因となる可能性があるため、グループのメンバーのみに限定するのがおすすめです。
会話を閲覧できるユーザー：「グループのメンバー」
- 外部や無関係のユーザーに見られては困る機密情報が含まれる可能性が非常に高いため、グループメンバーのみに限定することが不可欠です。
投稿できるユーザー：「外部」
- 今回の「外部からの投稿（＝メール）を受ける」メーリングリストでは、この項目を「外部」に設定することが必須です。内部に限定してしまうと、外部からのメールを受信できなくなるため注意しましょう。
メンバーを表示できるユーザー：「グループのメンバー」
メンバーを管理できるユーザー：「グループの管理者」
- 組織内であっても不特定多数のユーザーが自由にグループに参加してしまうと管理が困難になり、セキュリティリスクも増大します。そのため、参加者を限定的に管理できるよう、グループの管理者に限定することを推奨します。
グループに参加できるユーザー：「招待されたユーザーのみ」
- メンバーを管理できるユーザーの設定と同様、参加者は限定的に管理することを推奨します。
組織外のメンバーの許可：オフ（許可しない）
- 今回のようなお問い合わせ窓口の場合、組織外のメンバーを追加することはないので、「オフ（許可しない）」のままにします。
1. メンバーを編集する
グループの作成を完了し、次にメールを受信するメンバーを追加します。
この際に組織内の全ユーザーをメンバーに設定する方法をご紹介します。
組織のユーザー数が多い場合や、新入社員の追加が頻繁に発生する場合に非常に便利な機能です。
この設定を行うと、現在の組織内のユーザーと将来追加されるユーザーが自動的にこのグループに追加されるため、メンバー管理の手間が大幅に削減されます。
組織内全ユーザーを追加
- グループ作成の完了画面から「（グループ名）のメンバーを追加」へ進みます。
または、管理コンソール にアクセスし、左メニューの ディレクトリ ＞ グループ に移動します。 - メンバーを追加したいグループにカーソルを合わせ、「メンバーを追加」をクリックします。
- 「メンバーを追加」ダイアログ左下部の「詳細」をクリックし「（組織名）の現在と将来のユーザー全員を、[すべてのメール] の設定を適用してこのグループに追加する」を有効化し、「グループに追加」をクリックします。
個別ユーザーを追加
組織内の全ユーザーではなく、特定のユーザーや既存のグループをメンバーとして追加したい場合は、以下の手順で設定します。
- 「（グループ名）へのメンバーの追加」画面で、追加したいユーザー名またはグループ名を入力します。
- 「グループに追加」をクリックして設定を完了します。
グループの入れ子（ネスト）について
Google グループでは、既存のグループを別のグループのメンバーとして追加する「入れ子（ネスト）」の機能を利用できます。これは、特に以下のような場合に有効です。
- マネジメントチームや横断的なチーム編成がある場合：特定の管理職グループや、部署を横断するプロジェクトチームを一つのメーリングリストに含めることができます。
- セキュリティチームの監査など、特定のアクセス管理が必要な場合：既存の権限管理グループをメーリングリストに組み込むことで、アクセス権限の管理を簡素化できます。
必要に応じて、この入れ子の機能を活用して、効率的なメンバー管理を行いましょう。
メンバーの権限変更
グループメンバーを編集する
- 管理コンソール にアクセスし、左メニューの ディレクトリ ＞ グループ に移動します。
- メンバーの役割を変更したいグループにカーソルを合わせ、「メンバーを管理」をクリックします。
- グループのメンバー一覧が表示されるので、編集したいメンバーにカーソルを合わせ、「役割」をクリックします。
- 表示される「オーナー」「マネージャー」「メンバー」から、設定したい役割を選択します。
メンバーの削除
- 管理コンソール にアクセスし、左メニューの ディレクトリ ＞ グループ に移動します。
- メンバーを削除したいグループにカーソルを合わせ、右端に表示される「削除」をクリックします。
- 確認ダイアログが表示されるので、「メンバーを削除」をクリックします。
Google グループのウェブ画面でメーリングリストを作成する方法
次に、Google グループのウェブ画面からグループを作成する方法をご紹介します。
管理コンソールからの作成とは異なり、この方法ではプライバシー設定を行った後、続けてメンバーを追加する流れになります。
メーリングリストの詳細な設定は、グループ作成後に行えます。
＜注意＞
Google グループのウェブ画面からグループを作成する場合、組織内の全ユーザーを自動でメンバーに設定する機能はありません。
組織内の全ユーザーを自動的にメンバーに設定したい場合は、管理コンソールでグループを作成してください。
1. グループを新規作成する
Google グループのウェブ画面にアクセスし、「グループを作成」をクリックします。
2. グループ情報の画面を入力する
ここでは、グループの基本的な情報とプライバシーに関する設定を行います。
本記事の手順で管理コンソールから同じ名称のグループをすでに作成している場合は、区別がつくように適宜グループ名を調整してください。
グループの情報
グループ名：「問い合わせ窓口」
メールアドレス：「info」
説明：「社外からの問い合わせ対応窓口です」
プライバシー設定（外部公開向け推奨設定）
グループに参加できるユーザー：「招待されたユーザーのみ」
- 組織内であっても不特定多数のユーザーが自由にグループに参加してしまうと管理が困難になり、セキュリティリスクも増大します。そのため、参加者を限定的に管理することを推奨します。
会話を閲覧できるユーザー：「グループメンバー」
- Google グループのウェブ画面上で、グループに届いたメール（会話履歴）を閲覧できるユーザーの範囲です。外部に公開すべき情報が含まれる可能性があるため、グループメンバーのみに限定することが不可欠です。
投稿できるユーザー：「ウェブ上のすべてのユーザー」
- このグループのメールアドレス宛にメールを送信できるユーザーの範囲です。今回のように外部からの問い合わせや応募を受け付けるためには、この項目を外部からの投稿が可能な設定にすることが必須です。
メンバーを表示できるユーザー：「グループメンバー」
- Google グループのウェブ画面上で、そのグループにどのようなメンバーが含まれているかを確認できるユーザーの範囲です。
メンバーを追加
グループのプライバシー設定が完了したら、続けてメンバーの設定を行います。
- グループメンバー：このメーリングリストでメールを受信するユーザーを指定します。
- グループマネージャー：グループのメンバー管理（追加・編集・削除）の権限を持たせたいユーザーを指定します。
- グループのオーナー：グループの削除を含め、グループのすべての権限が使えるユーザーを指定します。初期値はグループ作成者となります。
- ようこそメッセージ：（任意）
ユーザーがメンバーに追加されたことを通知するメッセージです。
グループ運用上の注意事項などがあれば設定しておくとよいでしょう。
（例）「社内連絡に用いるメーリングリストです。全員に送信されるため、個人情報や機密情報は含めないように注意してください。」
- 登録：「メッセージごとにメール」
- メーリングリストにメッセージが届いた際に、メンバーにどのくらいの頻度で通知するかを設定します。infoなどの即応性が必要で全件把握すべきメーリングリストでは、「メッセージごとにメール」が推奨されます。
- グループリーダーなど、全件把握の必要がなく概要だけ把握できればいいユーザーの場合は、個別に「ダイジェスト」などに変更することも可能です。
- メンバーを直接追加：「メンバーを直接追加」（有効化）
- このチェックボックスを無効化すると、ユーザーは招待メールを受け取り、承諾することでグループに参加する形式になります。直接追加する場合は有効のままにします。
3. メンバーを編集する
設定したメンバーの追加や削除、役割変更を行う場合の手順です。
追加する場合
グループ一覧から、メンバーを編集したいグループを選択します。
左メニューの「メンバー」を選択します。
「メンバーを追加」ボタンをクリックします。
グループ作成時と同様の「メンバーを追加」画面が表示されるので、必要な役割ごとにユーザーを入力し、追加します。
削除する場合
グループ一覧から、メンバーを削除したいグループを選択します。
左メニューの「メンバー」を選択します。
削除したいユーザーのアイコンにマウスを合わせ、チェックボックスを有効化します。
右上の編集アイコン群の左端にある「メンバーを削除」アイコン（車両通行禁止のようなマーク）をクリックします。
確認ダイアログが表示されるので、「OK」をクリックするとユーザーが削除されます。
4. グループの設定を行う／メーリングリストとして運用する詳細設定を行う
グループの作成と初期メンバーの設定が完了した後も、さらに詳細な設定を行うことができます。
グループ一覧から対象のグループを選択し、「グループ設定」をクリックすることでアクセス可能です。
外部公開メーリングリスト運用上のポイントと注意点
外部向けメーリングリストは、一度設定したら終わりではありません。
安全かつ効率的に運用し続けるためには、いくつかの重要なポイントと注意点を押さえておく必要があります。
ここでは、メーリングリスト公開後に確認すべき事項や、日々の運用で気をつけるべき点について解説します。
設定後の確認とテスト
メーリングリストを設定したら、必ず以下のテストを実施してください。
これらは、設定が意図通りに機能し、セキュリティが確保されていることを確認するために不可欠です。
- 外部からの受信テスト：メーリングリストの設定が完了したら、必ず意図通りに機能するかをテストしましょう。
個人の Gmail など、組織外のアドレスから作成したグループにメールを送信し、グループ全員の Gmail 受信トレイに届くことを確認してください。 - 非公開設定の確認：個人の Gmail など組織外のアカウントで、Google グループのウェブ画面にアクセスし、該当のグループページが外部から見られない設定になっているか確認してください。グループの会話内容やメンバーリストが外部から閲覧できないことを必ず確認してください。
返信設定の理解
メーリングリストから届いたメールを Gmail で返信すると、メンバー個人のメールアドレスが差出人となり返信されます。
（例：info@yourcompany.com に届いたメールに返信すると、差出人が watashi@yourcompany.com になる）
この差出人は、設定画面のアカウントメニュー内にある「名前」の項目で変更することが可能です。
企業としての統一感を保ったり、特定のメンバーによる案件の抱え込みを防止するためには、グループのメールアドレスまたは返信用のアドレスから返信することが重要です。
この設定方法については別の記事で詳しく紹介しますので、そちらをご参照ください。
メンバー管理
グループのメンバーが異動したり退職したりした場合は、速やかにメーリングリストから当該ユーザーを削除してください。
これにより、不要な情報共有を防ぎ、アクセス権限の安全性を維持できます。
また、四半期ごとや半期ごとなど、定期的にメーリングリストのメンバー構成を見直すことを強くお勧めします。
現状と乖離がないか確認することで、常に適切なメンバーで運用され、情報セキュリティが保たれている状態を維持できます。
おわりに
この記事では、Google Workspace の主要機能の一つであるGoogle グループを「メーリングリスト」として活用する際のおすすめ設定について、管理コンソールとGoogle グループのウェブ画面からの作成方法を交えながら詳しくご紹介しました。
外部公開用メーリングリストを安全かつ効果的に運用するためには、アクセス設定の適切な理解と適用が不可欠です。
「社外からのメールは確実に受信しつつ、不必要な情報やグループ内部の構成は外部に一切公開しない」というバランスを保つことが、情報漏洩のリスクを最小限に抑え、信頼性の高い対外窓口を維持する鍵となります。
特に「会話を閲覧できるユーザー」や「投稿できるユーザー」といった設定項目は、その影響範囲を考慮し、慎重に行う必要があります。
Google グループの機能はメーリングリストだけにとどまりません。
Google ドライブなどの共有リソースへのアクセス権限を一括管理し、組織の情報ガバナンスを強化することにも活用できます。
FreeGufo では、Google Workspace の導入から運用まで、お客様のビジネスを強力にサポートしています。
「Google グループの機能や設定、Google Workspace 全体の導入・活用について、さらにご不明な点やお困りごとがあれば、FreeGufo までお気軽にご相談ください。