「いつでもどこでも」を実現！オンプレミスからクラウドへ
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クラウド、はじめてみませんか
2000年代から加速した日本のデジタル化は、2010年代半ばにはIoTが広く普及し、2020年代の今では、データの利活用が企業の成長を左右する時代となりました。
特にコロナ禍は、その流れをさらに加速させ、デジタル技術の重要性を改めて認識させたと言えるでしょう。
しかし、この目まぐるしいデジタル化の速度に思ったように追いつけず、従来のオンプレミス環境に課題を感じている企業様も多いのではないでしょうか？
「以前は問題なかったのに、ファイルサーバーの容量が常にパンク寸前…」
「リモートワーク導入を検討したが、セキュリティやファイル共有の問題が山積みで、何から手をつければいいのか分からない…」
このような悩みを抱える企業担当者の方も多いのではないでしょうか。
この記事では、オンプレミス環境が抱える具体的な課題と、クラウドサービスの代表格である Google Workspace への移行によってそれらがどのように解決されるのかを詳しく解説します。
Google Workspace とは
Google Workspace とは、Google社が企業向けに提供しているオンラインのアプリケーションセットです。
メール、文書作成、表計算、チャット、オンライン会議など、ビジネスに必要なあらゆるツールが一つのパッケージにまとまっています。
特に、リアルタイムでの共同編集や共有機能が充実しており、チームでのコラボレーションを促進し、生産性を向上させることを目的として設計されています。
Google Workspace には、さまざまなエディションがあり、企業の規模やニーズに合わせて最適なプランを選択できます。
この記事では、多くの企業で利用されている Business エディション を中心に解説していきます。
（エディションや機能について詳しく確認したい方は こちら をご覧ください。）
オンプレミスでの困りごとは Google Workspace で解決！
かつては社内ネットワーク内で、データを安全かつ高速に共有できる画期的な仕組みだったオンプレミス環境ですが、デジタル化と働き方の多様化が加速する現代において、その限界が露呈しつつあります。
ここでは、多くの企業が直面するオンプレミスの代表的な困りごとをいくつかピックアップしました。
そして、Google Workspace がそれらをどのように解決できるのかを具体的に解説します。
もしかしたら、共感できる悩みがあるかもしれません。
ファイルの共有
課題
- ファイルを共有する場合、相手にメールで添付して送信するか、個別にアクセス権限を設定する必要がある
- ファイルサイズが大きいとメールに添付できない、転送に時間がかかる
- セキュリティの問題でアクセス権限が適切に切り出せない可能性がある
- 作業中に他のユーザーが同じファイルを操作していると、ファイルを編集できないことがある
- 作業が滞ってしまうため、コピーを作って対応するなどの力技をして運用し、最新ファイルに競合が発生してしまうことがある
具体例
- 容量の大きいデータを顧客に見てもらう必要があるが、社内サーバーにアクセスさせられないため、メールに添付またはデータ転送サービスを使わなければならない
- 打ち合わせの後、議事録ファイルに追記したいことが生じたが、他のユーザーがファイルを編集中のため、「YYMMDD_議事録_追記（ユーザー名）」として別のファイルを作って保存し、後で結合しなければならない
- 複数部署が協力して作成するプロジェクトの進捗報告書を作成する際、各部署から情報収集し、それを1つのファイルにまとめるため作業に時間がかかってしまう
解決
- ファイル自体を送信しないので大容量ファイルでもすぐにアクセスすることができる
- ファイルを共有する場合、共有リンクを作成することでアクセス可能になる
- Google ドライブ にあるファイルは複数人で同時編集することが前提に作られているので、最新ファイルの競合が発生しない
- ファイルの最新版は常に1つになるため、混乱が発生しない
- 変更履歴は自動で保存され、過去のバージョンへの復元も容易
アクセス権限の設定
課題
- 社内ネットワークまたはVPN経由でファイルサーバーにアクセスし、特定のフォルダにファイルをアップロードする必要がある
- 社外やVPN構築ができない環境ではファイルにアクセスすることができない
- 例外処理をするとネットワークのセキュリティ管理が大変になる
具体例
- 訪問先でスマホで撮影したが、社内サーバーにアクセスできないので、一旦SDカードに保存し、帰社後パソコンにデータを転送し、社内サーバーにアップロードする
- 営業担当者が客先で契約書を取り交わしたが、社内サーバーにアクセスできず、契約書をスキャンしてメールで送信しなければならない
解決
- Google ドライブにファイルを保存すれば、どんなネットワーク環境でもアクセスできる
- ネットワーク環境に縛られないため、リモートワーク・テレワークの環境を用意することができる
- ファイルへのアクセス権限が、ファイル単位、ユーザー単位で細かく設定できるのでセキュリティを維持したまま利便性を高められる
ファイルストレージの管理
課題
- ファイルサーバーの容量には限りがあるため、定期的に不要なファイルを削除したり、ストレージを増設したりする必要がある
- ソフトウェアをインストールする必要があるため、バージョン管理やアップデート作業が発生する
- ハードウェアの故障や災害発生時のデータ消失リスクがある
具体例
- ファイルサーバーの容量が逼迫してきたため、社内ユーザーに対し不要なファイルを削除させたが、それでも空き容量が足りないため、費用をかけてサーバーを増設しなければならない
- ファイルサーバーがエラーを出したため、一旦再起動することとなり、その間のファイルサーバー上のファイルが操作できずに業務が滞ってしまう
- 大規模な災害の発生で社内サーバーが破損してしまい、データが消失してしまった
解決
- ミニマムのエディションでも一人あたり 30 GB のストレージが用意されているので容量を気にする必要がない
- プランによっては無制限のストレージを利用することも可能
- 組織内でストレージをプールできるため、ユーザー間でストレージ利用に差があっても損をしづらい
- Webブラウザ上で動作するため、常に最新バージョンが利用可能
- バージョン管理やアップデート作業が不要になる
- クラウド上にデータが保管されるため、ハードウェアの故障や災害発生時でもデータ消失のリスクが低くなります。
- 強固なセキュリティ対策が施されているため、安心してデータを保管できます。
オンプレミスソフトのアップデート
課題
- オンプレミスで利用するソフトウェアは、定期的なアップデートが必要
- アップデート作業には時間がかかり、その間業務が止まってしまう
- 最新バージョンへのアップデートを怠ると、セキュリティリスクが高まる
具体例
- 情報システム部門は、常に最新のセキュリティパッチを適用するために、常にソフトウェアのアップデート作業に追われている
- 大規模なアップデートの際には、システム全体の停止が必要となり、業務に支障が生じる
- 古いバージョンのソフトウェアを使い続けていると、サイバー攻撃の標的になりやすい
解決
- 常に最新バージョンが自動的に適用される
- アップデート作業が不要になり、情報システム部門の負担を軽減できる
- 最新のセキュリティ対策が常に適用されるため、セキュリティリスクを低減できる
オンプレミス環境の課題も、Google Workspace に移行することで解決できることが数多くあります。
課題を解決するだけでなく、運用コストの削減、事業の変化への対応力向上、コラボレーション促進、自動化による業務効率化、高度なセキュリティ対策など、より効率的かつ快適な働き方を実現することもできます。
クラウド移行する際のステップ
Google Workspaceは、業務効率化やコスト削減を実現する強力なツールですが、万能薬ではありません。
準備不足のまま移行を進めると、かえって混乱を招き、業務に支障をきたす可能性もあります。
ここでは、オンプレミスからGoogle Workspaceへのスムーズな移行を実現するために必要なステップと、各ステップにおける重要なポイントを解説します。
現状分析
まず、クラウドの移行目的を確認します。
- 移行の目的と目標設定：
なぜクラウドに移行するのか、移行によってどのような効果を期待するのかを具体的に定義します。
コスト削減、業務効率化、セキュリティ強化など、優先順位を明確にすることが重要です。 - 既存システムの棚卸し：
現在のオンプレミス環境で使用しているシステムやデータを洗い出し、クラウド移行の対象となるものを選定します。
サーバーの種類と台数、ストレージ容量と利用状況、ネットワーク構成、使用しているソフトウェアとライセンス情報、バックアップ体制、セキュリティ対策 など、現状を分解して確認します。 - Google Workspaceエディションの選択：
目標達成に必要な機能や予算に合わせて、最適な Google Workspace エディションを選択します。
移行計画
現状分析を踏まえ、具体的な移行計画を策定します。
- 移行対象の選定：
クラウドに移行するシステムやデータ、移行しないものを明確に定義します。 - 移行方法の検討：
移行できるデータとできないデータを分け、移行できる場合はその方法を、移行できないデータはどのように対応するかを検討します。 - スケジュール策定：
移行作業のスケジュールを立て、各作業の担当者や必要なリソースを割り当てます。 - リスク評価と対策：
移行に伴うリスクを洗い出し、対応策を事前に準備します。 - データ移行計画：
データの移行方法、移行期間、データクレンジングなどを具体的に計画します。
移行
計画に基づいて、実際の移行作業を行います。
- データ移行：
オンプレミス環境からクラウド環境へデータを移行します。 - システム構築：
Google Workspace の各種サービスを設定し、必要に応じてカスタマイズを行います。 - テスト：
移行したシステムやデータが正常に動作するかをテストします。 - ユーザー教育：
新しい環境での操作方法や利用ルールなどをユーザーに周知徹底します。
運用・最適化
データを移行した後も継続的な最適化が重要です。
- セキュリティ対策:
アクセス権限の設定、二段階認証の導入など、セキュリティ対策を徹底します。 - ポリシー設定：
ファイル共有やデータ管理に関するポリシーを設定し、組織全体で適切に運用されるようにします。 - パフォーマンス監視：
システムのパフォーマンスを定期的に監視し、必要に応じて改善を行います。 - ユーザーサポート：
ユーザーからの問い合わせに対応し、問題解決を支援します。
クラウド移行は、一度で完了するものではありません。
継続的な運用と最適化を通じて、Google Workspace のメリットを最大限に引き出し、組織の成長に貢献しましょう。
クラウド移行する際のポイント
オンプレミスからクラウドに移行する際には、いくつかの重要なポイントを考慮する必要があります。
費用、セキュリティ、移行の手間やリスク、そして新しいツールの習得コストなど、様々な要素が絡み合います。
Google Workspaceは、これらのポイントをクリアし、スムーズな移行を支援する機能を備えています。
費用
Google Workspace は単なるデータサーバーではなく、オフィススイート（オンラインのアプリケーションセット）も内包しています。
そのため、Google Workspace を契約すれば、メールサービス、ビデオ通話サービス、チャットサービス、カレンダー、オフィスツール（Word、Excelなど）、端末管理 などのサービスも利用することが可能となります。
それぞれを個別に有料プランで利用している場合、契約状況によっては、Google Workspace に一本化することで、個別の有料プランの合計金額と比較して安価に抑えられることもあります。
セキュリティ
Google Workspace では、セキュリティとデータ保護を最優先に考え、以下のような取り組みを行っています。
- データセンターへの侵入に関する物理的に強固な保護
- データセンターへの安定した電力供給システム
- ネットワークに対する多層防御
- 転送中のデータと保存データの暗号化
- データの分散による災害や障害の影響最小化
また、ユーザー自身がセキュリティとコンプライアンスを改善できるように、2段階認証とセキュリティ キー、シングルサインオンなどのアクセス認証、メール関連のアセット保護、Google Workspace のセキュリティ設定の構成などの機能も制御できるようになっています。
Google と同様のセキュリティレベルを自社で構築しようとするのは、多大なコストと専門知識が必要となり、現実的ではありません。Google Workspace を利用することで、世界トップレベルのセキュリティを享受できます。
移行の手間・リスク
オンプレミス環境をクラウドに移行する場合、データ移行の手間とリスクです。
データ移行にかかる時間はデータの量に依存します。
データ量が多い場合、移行計画を立てる必要があります。
また、データやシステムによっては、Google Workspace へ移行できないものもあります。
移行前には、ご利用のデータの種類やシステムの動作環境について確認することを強く推奨します。
新たな知識の覚え直しコスト
Google Workspace を使用したことがない場合、新たに操作方法などを覚える必要があり、一時的な負担が生じる可能性はあります。
しかし、場所や環境、デバイスを問わずにオールインワンで利用できる Google Workspace は、その負担を補って余りあるメリットがあります。
何より、複数のツールを個別に利用し、都度ログインし、使い方を覚えるといった煩わしさから解放されるメリットは非常に大きいでしょう。
さらに、Googleはユーザーフレンドリーなインターフェースと豊富な学習リソースを提供しており、スムーズな移行を支援します。
また、Google Workspace を導入したからといって、従来の Office ファイルなどを一切やめる必要はありません。
データサーバーとして Google ドライブに Office ファイルを補完し、Office と併用しながら段階的に導入することで、移行リスクを軽減することも可能です。
おわりに
この記事では、オンプレミス環境が抱える様々な課題と、Google Workspaceへの移行によってそれらがどのように解決されるのかを解説しました。
クラウドへの移行は、単なる IT インフラの変更ではなく、働き方やビジネスそのものを変革する大きな一歩です。
ファイル共有の効率化、セキュリティ強化、場所を選ばない柔軟な働き方、そしてコスト削減。
これらのメリットは、あなたの会社の成長を加速させ、新たなビジネスチャンスを生み出す可能性を秘めています。
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