https://tech-blog.freegufo.com/article.htmlRecent content in Home on FreeGufo技術ブログHugojahttps://tech-blog.freegufo.com/article/gws/gem_how-to-make.htmlWed, 24 Dec 2025 00:00:00 +0000https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/gem_how-to-make.html「いつもの指示」をゼロにする Gem Gemini をより便利にするカスタマイズ機能「Gem（ジェム）」。 Gem 紹介記事ではその概要をお伝えしましたが、今回は「具体的な作り方」に特化して詳しく解説します。 毎回同じような前提条件を入力する手間を省き、Gemini を「頼れる専属アシスタント」へと進化させていきましょう。 ※Gem の概要やビジネス活用例を詳しく知りたい方は、先にこちらの記事「Gem 紹介記事」をご覧ください。 Gems の始め方：3つのアプローチ Gem を作成するには、大きく分けて3つの方法があります。 ご自身の状況に合わせて、やりやすい方法を選択してください。 プリセットのテンプレートを使う Google があらかじめ作成した、特定の用途に特化した Gem を利用する方法です。 作成画面の「テンプレート」から選ぶだけで、すぐに使い始めることができます。「アイデア出しのプロ」「コピーライター」「編集者と校正」など、ビジネスシーンでも使えるテンプレートが用意されています。 まずはテンプレートをそのまま使ってみて、「Gem と会話するとどんな感覚なのか」を体験するのに最適です。 テンプレートをカスタマイズする 「テンプレートは便利そうだけど、もう少し自分の仕事に合わせたい」という場合におすすめの方法です。 既存のテンプレートのコピーを作成し、指示文（プロンプト）の一部を書き換えて利用します。 カスタム Gem として1から作る テンプレートに適したものがない場合や、特定の業務ルールや、独自の執筆スタイルを完璧に反映させたい場合は、テンプレートを使わずに1から作成します。 「1から書くのは難しそう」と感じるかもしれませんが、実はそれほど構える必要はありません。 ベースが優秀な Gemini なので、最初は「雑」な指示でも十分に機能します。 Gem の作り方 テンプレートをそのまま使う場合 Gemini を開き、左メニューの「Gem」をクリックします。 任意の「Google が作成した Gem」をクリックします。（右上の「もっと見る」をクリックすることで非表示になっている Gem を表示できます） 通常の Gemini を使うのと同様に、入力欄に指示を入れて実行します。 テンプレートをカスタマイズして使う場合 Gemini を開き、左メニューの「Gem」をクリックします。 任意の「Google が作成した Gem」のカードの右上の「︙」をクリックし、「コピーを作成」をクリックします。（右上の「もっと見る」をクリックすることで非表示になっている Gem を表示できます） Gem の編集画面が表示されるので、各項目を書き換えます。 右側のプレビューで動作を確認し、右上の「保存」をクリックして編集を完了します。 保存が完了すると、Gem を作成した旨のダイアログが表示されるので「チャットを開始」をクリックし、通常の Gemini を使うのと同様に、入力欄に指示を入れて実行します。 カスタム Gem として1から作る場合 Gemini を開き、左メニューの「Gem」をクリックします。 マイ Gem エリアの「＋ Gem を作成」をクリックします。https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/gem_intro.htmlWed, 24 Dec 2025 00:00:00 +0000https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/gem_intro.htmlはじめに Gem で Gemini をもっと便利で快適に Gemini を利用していて、「いつも同じような条件をプロンプトに入力しているな」と感じることはありませんか？ 特定の形式での要約や、自社のルールに沿った文章校正など、毎回同じ説明を繰り返すのは意外と手間がかかるものです。 そんな「いつもの指示」をワンクリックで呼び出せるようにするのが、Gemini のカスタマイズ機能「Gem（ジェム）」です。 Gem を使えば、あらかじめ特定の役割や知識を与えた自分専用の AIアシスタントを自由に作成できます。 必要なときにテキストをコピー＆ペーストする手間はなくなり、より複雑なタスクの効率化が可能になります。 この記事では、Gem の概要と、業務を劇的に楽にする活用アイデアをご紹介します。 具体的な作成ステップについては、別記事の「[Gem の作り方ガイド](リンク)」で詳しく解説しています。 Gemini を「ただのチャット」から「頼れる専属パートナー」へと進化させ、日々の業務を効率化しましょう！ Gem とは：指示を「プリセット」できるカスタム Gemini Gem とは、一言で言えば「特定の役割や指示をあらかじめ覚えさせた、自分専用のカスタムGemini」のことです。 通常のGeminiは、会話のたびに「あなたはプロの編集者です」「自社のトーンに合わせてください」といった前提条件を伝える必要があります。 しかし Gem を使えば、それらの指示をすべて記憶した状態の「専用窓口」をいつでもすぐに開くことができます。 ご注意いただきたいのは、Gem が「プログラムが勝手に裏で動く自動フロー」ではないという点です。 あくまで、「Geminiへの指示（プロンプト）をあらかじめ設定（プリセット）しておける機能」だと考えるとわかりやすいかと思います。 いわば、特定の業務ルールを完璧に把握している「専属のアシスタント」を、Geminiの中に配置しておくようなイメージです。 Gem でできること Gem を活用することで、日々のプロンプト入力の手間を省き、アウトプットの質を安定させることができます。 指示入力の手間をカット：毎回「〜という条件で出力して」と長いプロンプトを入力する必要がなくなります。Gem を開けばすぐに本題に入ることができます。 回答品質の均一化：あらかじめルールを固定しておくことで、いつ、何度依頼しても、一貫したトーンや形式で回答が得られるようになります。 「役割」の切り替え：「アイデアを広げる担当」「論理的なミスを指摘する担当」など、目的に特化した Gem を使い分けることで、思考の質を高められます。 また、Google ドライブ内のファイルを直接参照させることも可能です。 「このファイルの中にある情報を参照して」「このフォーマットを踏襲して」といった指示に使うことができます。 Gems を作成・編集・削除できるのは Gemini ウェブアプリのみで、モバイルアプリから作成することはできません。作成した Gem の利用はどちらでも可能です。 事例 それでは、実際に Gem をビジネスの現場にどう取り入れていけばよいのでしょうか。 「Gem を作る」と聞くと少し難しく感じるかもしれませんが、その作成方法は、いつも Gemini に問いかけている感覚と全く同じです。 特別なプログラミングは必要ありません。 「いつものプロンプト」を Gemini に記憶させ、再利用できるように登録しておく、そんなイメージで気軽に取り組むことができます。 以下では、Gem を最大限に活かせる 4 つの具体的な活用例を見ていきましょう。 事例1：メールの添削・構成 機能 箇条書きのラフなメモから、文脈（謝罪・依頼・共有など）に応じた適切なビジネスメールを作成します。 作成済みの文章に対し、日本語の違和感や誤字脱字、敬語の誤用がないかを精査します。 「もっと柔らかく」「より簡潔に」など、状況に合わせたトーンの微調整も一瞬で行えます。 メリット 「失礼がないだろうか」と悩む時間を大幅にカットし、メール送信にかかる心理的ハードルを下げます。 常に一定以上のクオリティの文章を維持できるため、対外的な信頼性の向上にも繋がります。 事例2：専門用語の噛み砕き 機能 IT用語、法律用語などを含む文章を、知識のない人でも理解できる平易な言葉に翻訳します。 難しい概念を、身近なものに例えて解説させることができます。 メリット 読み手（お客様や新入社員など）の知識レベルに合わせた説明資料を、誰でも短時間で作成できるようになります。 「説明が伝わらない」ことによるコミュニケーションの行き違いや、差し戻しを未然に防ぎます。 事例3：テキストの翻訳 機能 海外からの問い合わせやヘルプドキュメントを、文脈を汲み取った自然な日本語に翻訳します。 自分が送る外国語のメッセージに対し、文法ミスを直すだけでなく「相手に失礼のない、より自然な言い回し」への添削も可能です。 メリット 言語の壁による「情報の遅れ」や「対応の気後れ」を解消し、スピーディーなグローバル対応を可能にします。 翻訳ツールを介した直訳調の不自然な文章を避け、より血の通った円滑なコミュニケーションを実現します。 事例4：イメージの具体化 機能 特定の画風（例：水彩画風、サイバーパンク調、リアルな写真）や構図、被写体の指示をあらかじめ Gem に覚えさせます。 ユーザーは簡単なキーワードを入力するだけで、Gemが詳細な画像生成プロンプトに変換してくれます。 「ビジネスシーンで使える人物」「プレゼン資料用の抽象画」など、特定の用途に合わせた画像を効率的に生成できます。 メリット 毎回長いプロンプトを書く手間なく、安定したクオリティと特定のテイストの画像を素早く生成できます。 画像生成の専門知識がない人でも、イメージ通りの画像を簡単に作り出すことが可能になります。 WebサイトやSNS、プレゼン資料など、ビジネスでの視覚表現の幅が大きく広がります。 おわりに 本記事では、Gemini の利便性を飛躍的に高める「Gem」の概要と活用シーンについてご紹介しました。https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/schedule_intro.htmlWed, 24 Dec 2025 00:00:00 +0000https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/schedule_intro.html予約調整は『予約スケジュール』機能で合理化 Google カレンダーは、「自分の予定を入れるだけ」「メンバーの予定を確認するだけ」になっていませんか。 実は、Google カレンダーには、外部からの予約を自動で受け付ける「予約スケジュール」という強力な機能が備わっています。 「商談の枠を確保したいけれど、空き時間を一つずつ確認して伝えるのが大変。」「ダブルブッキングが怖くて、常にカレンダーを確認している。」 そんな悩みは、この機能を使いこなすだけで一気に解決します。 この記事では、予約専用の公開ページを作成する方法から、現場で役立つ具体的な活用シーンまでステップに沿って解説します。 これまで手作業で行っていた「予約枠の管理」を自動化して、もっとスマートに Google カレンダーを使いこなしましょう！ 予約スケジュール機能とは 予約スケジュールとは、Google カレンダーで「予約受付から確定まで」をすべて自動化できる機能です。 使い方は非常にシンプルです。 あらかじめ予約を受け付けたい時間帯を設定し、発行された「予約用リンク」を相手に共有するだけ。 相手が空いている枠を選択すれば、あなたのカレンダーに自動で予定が追加されます。 予約側は Google アカウントへのログインが不要なため、お客様や社外の方でも迷わず利用できるのが大きなメリットです。 また、この機能の最大の強みは「精度の高い自動更新」にあります。 すでに別の予定が入っている時間は自動で予約枠から除外されるほか、複数のカレンダーを参照して空き状況を判断することも可能です。 これにより、手動管理では防ぎきれなかったダブルブッキングを物理的に回避し、管理の手間を大幅に削減できます。 複数の予約スケジュールを作成することが可能であり、目的別に作成・管理することもできます。 ご利用のプラン（Business Starter等）によっては、作成可能な予約ページ数に制限がある場合がありますのでご注意ください。 リンク：Google カレンダー ヘルプ - 予約スケジュールのプレミアム機能を比較する（外部リンク） メリットとデメリット 予約スケジュール機能には、24時間365日の自動受付やダブルブッキングの防止といった多くのメリットがある一方、デメリットも存在します。 導入前に、自社の運用に合致するか確認しておきましょう。 メリット 予約受付業務の効率化：候補日の提示や確定後のカレンダー登録が自動化され、手作業の手間が大幅に削減されます。 ダブルブッキングの防止：自身の最新の空き状況がリアルタイムで反映されるため、予定が重なるリスクを物理的に排除できます。 利用者の負担軽減：予約側は特別なアプリのインストールや Google アカウントへのログインが不要で、ブラウザから数クリックで完了します。 デメリット 1枠1名限定：1つの時間枠には1人（1組）しか予約できません。大人数向けのセミナーやイベントの予約管理には不向きです。 デザインのカスタマイズ性が低い：予約ページのレイアウトや配色の変更はできず、Google の標準デザインに固定されます。 入力項目の制限：氏名やメールアドレス以外にいくつか項目を追加することは可能ですが、選択肢（プルダウン）形式などは作成できず、基本的には自由記述形式となります。 キャンセル待ち機能がない：キャンセルが出た際の自動通知機能はありません。空き状況は常に利用者が自ら確認する必要があります。 設定方法 カレンダー画面の左上の「＋作成」から、「予約スケジュール」をクリックします。 設定の 1ページ目の項目を入力します。 必要な項目を編集してください。全て編集する必要はありません。 タイトル：スケジュールの名称です。共有相手にも表示されます。 予約の長さ：1つの予約の長さです。5分〜24時間の間で設定できます。 空き時間：繰り返しの有無と、受付可能なデフォルトの枠が設定できます。この範囲に既に予定がある場合は、自動で予約枠から除外されます。 予約受付時間：共有相手が予約できる期間を設定します。 臨時の空き時間：空き時間として設定した時間以外に、特別に予約を可能にしたり終日の予約を不可にしたりできます。 予約済みの予約の設定：予約と予約の間隔を設定します。 カレンダー：スケジュールの重複を避けたいカレンダーを設定します。 共同主催者：スケジュールが予約された際に招待するユーザーを設定します。 設定の 2ページ目の項目を入力します。 予約ページの写真と名前：相手に表示される Google アイコン（プロフィール写真）とアカウント名を確認できます。（変更することはできません） 場所と会議：会議の形式を「Google Meet」「対面」「電話」「なし/あとで指定」から選択できます。 説明：予約についての説明を入力します。予約ページと確認メールに表示されます。 予約フォーム：予約の際に入力してもらう項目を設定します。「姓」「名」「メールアドレス」は必須です。 予約の確認とリマインダー：リマインダーメールのタイミングを設定できます。カレンダーの招待状は予約スケジュール作成者と共同主催者に必ず送信されます。 Google カレンダーに表示された予約スケジュール枠をクリックすると、予約スケジュールの表示をプレビューするボタンとリンクをコピーするボタンが表示されます。https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/group_mailinglist.htmlFri, 12 Sep 2025 00:00:00 +0000https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/group_mailinglist.htmlGoogle グループのメーリングリスト機能をご存知でしょうか？ この記事では、社内でのコミュニケーション促進に欠かせないこの機能について、 メーリングリストとしての利用方法、設定方法について紹介しています。 Google グループの概要については、Google グループの機能紹介 の記事をご覧ください。 はじめに：Google グループを「メーリングリスト」として活用する Google グループは、単なる社内連携ツールにとどまらず、外部向けメーリングリストとしても非常に強力なツールです。 特に、企業が社外からの問い合わせや連絡を効率的に管理したい場合にその真価を発揮します。 この記事では、お問い合わせ窓口（info@yourcompany.com や support@yourcompany.com）や、採用窓口（recruit@yourcompany.com ）など、外部とのやりとりに使うメーリングリストを作成する際のおすすめ設定についてご紹介します。 「Google グループを作成する際、アクセス権限や情報公開範囲など、よく分からない設定が多く、情報が外部に漏洩しないか不安だ」とお悩みのIT担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか。 本記事でご紹介する設定を行うことで、セキュリティを確保しつつ、安全にお問い合わせ窓口のメーリングリストを運用できます。 ぜひ、本記事を参考に設定してみてください。 外部向けメーリングリストを安全かつ効果的に運用する上で、最も重要となるのがアクセス設定です。 「社外からのメールは確実に受信しつつ、不必要な情報やグループ内部の構成は外部に一切公開しない」というバランスの取れた設定が不可欠です。 本記事では、お問い合わせ窓口や採用窓口など、「外部にメールアドレスを公開し、社外からのメールを受け付ける」 ことを前提として、メーリングリストの主要な設定項目とその意味、そして外部公開用アドレスとして運用する際の推奨設定を解説します。 各項目が何を示し、なぜその設定が推奨されるのかを確認しながら、次の作成ステップへ進んでいきましょう。 外部公開時のセキュリティとGoogle Chatとの使い分け Google グループのメーリングリスト機能は非常に便利ですが、特に外部に公開して運用する場合には、いくつかの重要な注意点があります。 設定を誤ってしまうと、意図しないスパムメールを大量に受信したり、最悪の場合、外部に公開すべきではない機密情報が漏洩したりするリスクにつながる可能性があります。 今回の記事では、こうしたリスクを回避し、安全に運用できる外部公開向けメーリングリストの設定に焦点を当てて解説しています。 社内での情報共有には Google Chat がおすすめ Google グループでは、社内利用に特化したクローズドなメーリングリストを作成することも可能です。 しかし、もし社内でのみグループで情報共有を行いたい場合は、メールでのやり取りに加えて、Google Chatの「スペース」や「ダイレクトメッセージ」の活用も検討することをおすすめします。 チャットツールはメールよりも素早いやり取りが可能で、Google Workspaceの他の機能（ファイル共有、タスク管理など）と連携しやすいため、リアルタイムな共同作業や迅速な情報共有には特に適しています。 もし、本記事を参考に社内用にカスタマイズしたメーリングリストをGoogle グループで作成・運用する場合は、ここで紹介する外部公開向けの設定よりも、閲覧・投稿範囲を組織内のみに限定するなど、より厳重なセキュリティ設定を行うようにしてください。 社内でのやり取りは、社外秘情報や顧客の個人情報など、外部に漏洩してはならない機密性の高い情報を含むことがあります。 そのため、グループの閲覧・投稿範囲を「組織内のみ」に限定するなど、情報が外部に漏れるリスクを徹底的に排除することが非常に重要です。 Google グループのウェブ画面 メーリングリスト宛に送られたメールは、各メンバーの Gmail 受信トレイに届くだけでなく、Googleグループのウェブ画面でも会話履歴として確認することができます。 このウェブ画面でグループの会話履歴を閲覧できるかどうかは、この後に設定するグループのアクセス設定によって異なります。 このウェブ画面は、グループの会話履歴を確認できる設定項目として存在することを認識しておきましょう。 本記事で解説する外部公開向けのメーリングリスト運用では、この履歴画面を外部に公開することはありません。 そのため、今回の説明においては、「メーリングリストに届いたメールの履歴をウェブ画面で確認できる」という点が重要だとご理解ください。 メーリングリストを作成する方法 Google グループでメーリングリストを作成する方法は「管理コンソール から作成する方法」と、「Google グループのウェブ画面 から設定する方法」の2つがあります。 今回の記事では、info@のような会社全体で利用する外部公開用メーリングリストの作成を前提としているため、主にGoogle Workspace 管理コンソールからの作成方法を推奨し、詳しく解説します。 しかし、IT担当者様が今後の様々なグループ運用をスムーズに行うためにも、それぞれの作成方法の特徴と、どのような場合にどちらの方法が適しているかを理解しておくことは非常に重要となりますので、本記事ではグループのウェブ画面からの作成方法も併せてご紹介します。 管理コンソールから作成する： 特徴：恒常的に運用するグループや、厳密なアクセス制御が求められるグループの作成に適しています。 作成対象：主にGoogle Workspace の管理者権限を持つユーザーがグループを作成します。 活用例：全社通知用のグループ、部署ごとのグループ、特定の機密情報にアクセスできるメンバーを集めたグループなどが該当します。 メリット：ユーザーの一括追加や組織単位での設定など、大規模な運用に適した機能が利用できるため、組織全体のセキュリティポリシーに基づいた統一的な管理が可能です。 Google グループのウェブ画面から作成する： 特徴：柔軟な運用が求められるグループや、特定のプロジェクトやチーム単位で一時的・自律的に作成するグループに適しています。 作成対象：管理コンソールへのアクセス権限がないユーザーでもグループを作成できます。 活用例: 特定のプロジェクトやイベントの連絡用グループ、一時的なタスクチームの連絡網などが考えられます。 メリット：各ユーザーが手軽にグループを作成・管理できるため、部門やチームのニーズに合わせた迅速な対応が可能です。 では、それぞれの作成方法について、具体的な手順と、外部公開用メーリングリストとして運用する際のおすすめ設定を詳しくご紹介していきます。https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/group_authoritymanagement.htmlFri, 12 Sep 2025 00:00:00 +0000https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/group_authoritymanagement.htmlGoogle グループが Google Workspace の権限管理に使えることをご存知ですか？ この記事では、コミュニケーションの効率化だけではない、Google グループを活用した権限管理について、利用方法、設定方法について紹介しています。 なお、Google グループの概要については、Google グループの機能紹介 の記事にまとめておりますのでご覧ください。 はじめに：Google グループを「権限管理」に活用するメリット Google Workspace 環境において、ファイルの共有設定やカレンダーのアクセス権限管理に手間を感じている企業は少なくありません。 部署異動や新メンバーの加入があるたびに、一つ一つ手作業で権限を設定したり、不要になった権限を削除したりするのは、管理者にとってかなりの負担です。 誰がどの情報にアクセスでき、どのような操作を実行できるのかを明確にし、適切に管理することは、企業の競争力を維持・向上させる上で不可欠といえるでしょう。 そこで本記事では、Google Workspace を利用している企業向けに、Google グループを「権限管理」に活用するメリットと具体的な方法を紹介します。 Google グループを効果的に利用すれば、権限管理の煩雑さを解消し、セキュリティを強化しながら、チームの生産性を向上させられます。 たとえば、特定の部署やプロジェクトチームのメンバー全員に、Google ドライブ上の共有フォルダへのアクセス権限を一括で付与したい場合、メンバー一人ひとりに権限を付与するのではなく、対象のユーザーをGoogle グループに追加し、そのグループに対してまとめて権限を付与できます。 これにより、管理の手間を大幅に削減できるとともに、権限設定ミスによる情報漏洩リスクを低減してセキュリティを強化し、組織全体のガバナンス向上にも貢献します。 本記事では、このGoogle グループを「権限管理」に特化して最大限に活用するための方法を徹底解説します。 グループの作成 グループを作成する方法は、「Google Workspace 管理コンソールから作成する方法」と「Google グループのウェブ画面で作成する方法」の2つがあります。 どちらの方法でもグループを作成できますが、「何にグループを活用するか」という目的に応じて、最適な選択肢が異なります。 それぞれの特徴と、権限管理における役割を見ていきましょう。 管理コンソールから作成する： 作成対象：主にGoogle Workspace の管理者権限を持つユーザーがグループを作成します。 特徴：恒常的に運用するグループや、厳密なアクセス制御が求められるグループの作成に適しています。 メリット：ディレクトリと緊密に連携: 組織内のユーザーやグループに一貫した権限を付与する際に非常に効果的です。 現在・将来を問わず組織内の全ユーザーを自動で追加するグループを作成することが可能です。 後述するGoogle Workspace アプリの利用制限や管理者ロールの割り当てなど、高度な権限管理機能に活用できます。 Google グループのウェブ画面から作成する： 作成対象：管理コンソールへのアクセス権限がないユーザーでも Google グループのウェブ画面 からグループを作成できます。 特徴：柔軟な運用が求められるグループや、特定のプロジェクトやチーム単位で一時的・自律的に作成するグループに適しています。組織全体の権限管理には不向きな場合があります。 活用例: 特定のプロジェクトやイベントの連絡用グループ、一時的なタスクチームの連絡網などが考えられます。 メリット：各ユーザーが手軽にグループを作成・管理できるため、部門やチームのニーズに合わせた迅速な対応が可能です。 次項からは、管理コンソールから権限管理用グループを実際に作成する手順と、その運用におけるおすすめ設定を詳しくご紹介します。 管理コンソールから権限管理用グループを作成 管理コンソールからグループを作成するためには、Google Workspace の管理者権限が必要です。 作成の流れとしては、まずグループの基本的な設定を行い、その後にメンバーを追加・管理する、という手順になります。 権限管理においては、大きく分けて「組織内の全ユーザーを対象とするグループ」と「特定のメンバーで構成される個別グループ」の2種類がよく使われます。 組織内の全ユーザーを対象とするグループ： これは、現在いるユーザーだけでなく、将来的に追加されるユーザーも自動的に含まれるように設定できます。 たとえば、「社内全体への情報共有」や「全従業員に共通で付与するアクセス権」を設定する場合に非常に有効です。 これにより、共有範囲を「組織内全メンバー」として効率化できるほか、組織外の協力者と情報を共有する際のベースとしても活用しやすくなります。 特定のメンバーで構成される個別グループ：https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/shared-folder-access-restrictions.htmlWed, 07 May 2025 00:00:00 +0000https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/shared-folder-access-restrictions.htmlはじめに Google Workspace の共有ドライブは、複数名でファイルを管理する際に非常に便利な共有スペースです。 チームやプロジェクトごとにファイルを一元的に保存・共有でき、共同作業を効率化する上で欠かせない機能となっています。 2025年2月に、共有ドライブ内のフォルダに対して、管理者が特定のユーザーにフォルダへのアクセスを制限できる、よりきめ細やかなアクセス管理機能がリリースされました。 これにより、これまで以上にセキュアで柔軟なファイル管理が可能になります。 本記事では、この待望の新機能について、その概要と設定方法を詳しく解説していきます。 フォルダへのアクセス制限機能 共有ドライブとは まず、共有ドライブについて簡単にご説明します。 （ご存知の方は読み飛ばしてください。） 共有ドライブは、Google ドライブ内の特別な共有フォルダです。 メンバーに共有することで、アクセス権限に応じてファイルの表示や編集が可能となり、特定のチームやプロジェクトでファイルを共有する際に非常に便利です。 共有ドライブに格納されたファイルの所有権はチームに属します。 そのため、ファイルの作成者が異動や退職した場合でも、ファイルは共有ドライブ内に保持され、アクセスできなくなる心配がありません。 また、ファイルの移動や削除は特定の権限を持つメンバーのみに制限できるため、安全に管理できます。 共有ドライブ内のフォルダに対するアクセス制限機能 このように、非常に便利な共有ドライブですが、これまでは、共有ドライブ内のフォルダに対して個別のアクセス制限を設定することはできませんでした。 親フォルダへのアクセス権限は、その配下にあるすべての子フォルダにも自動的に継承される仕組みだったため、親フォルダ内にある特定の子フォルダへのアクセスを制限したい場合は、親フォルダとは別の場所にフォルダを作成するしかありませんでした。 しかし、2025年2月に、この課題を解消するフォルダへのアクセス制限機能が一般提供され、子フォルダに対して個別にフォルダの共有範囲を制限することが可能になったのです。 共有ドライブの管理者と共有アクセス権限を持つコンテンツ管理者は、内容を確認できるユーザーを指定できます。 例えば、人事部グループ全体で共有する「人事部」フォルダの中に、一部の限られたユーザーのみが閲覧できる「人事評価」フォルダを管理したいとします。 こうした場合、以前は共有ドライブ内に人事部全体のフォルダと、アクセス制限が必要な「人事部-機密」のフォルダを別々に作成する必要がありました。 フォルダへのアクセス制限機能が実装されたことで、人事部グループ全員がアクセスできる「人事部」フォルダの中に「人事評価」フォルダを配置したまま、特定のユーザーにのみフォルダへのアクセスを許可することができるようになりました。 親フォルダへのアクセス権があるユーザーは、子フォルダへのアクセス権限のない場合でも、フォルダを表示できます。 フォルダの内容は表示されませんが、子フォルダへのアクセスをリクエストすることができます。 このように、さまざまなアクセスレベルに合わせた複数のフォルダを用意することなく、単一の共有ドライブ内でフォルダごとにアクセス制限を管理できます。 設定方法 アクセス制限の方法についてご紹介します。 共有ドライブ内のフォルダへのアクセス制限機能を設定するには、共有ドライブの管理者権限が必要です。 閲覧者、閲覧者（コメント可能）、投稿者、コンテンツ管理者の権限では、設定できませんのでご注意ください。 共有ドライブ内のアクセス制限機能は、フォルダ単位の共有画面で行います。 設定手順 対象のフォルダの共有画面右上の設定アイコン（歯車マーク）をクリックします。 アクセス制限を有効化するかどうか尋ねるダイアログが表示されますので、チェックボックスを有効化します。 即時反映され、「（フォルダ名）へのアクセス権が変更されました。」と表示されます。 フォルダのアイコンが制限マークに変化します。 通常の共有手順のように、フォルダへのアクセスを許可するユーザーを追加します。 対象フォルダへのアクセス権を持たないユーザー アクセス制限されているフォルダは、アイコンに禁止マークが表示され、文字色がグレーに変化するため、判断が可能です。 アクセス制限されたフォルダの上位階層のフォルダへのアクセス権を持つユーザーは、フォルダが表示されますが、開くことはできません。 対象のフォルダは、クリックしても展開できませんが、オーナー欄に「アクセス権限をリクエスト」が表示されます。 ワンクリックで簡単にアクセス権限をリクエストすることができます。 注意点 このフォルダへのアクセス制限機能を安易に乱用すると、アクセス権限の設定と管理が複雑化し、本来の利便性を損なう可能性があります。 そのため、例外的にアクセス制限を設定する必要がある場合にのみ使用することを推奨します。 複雑なフォルダ構成に適用すると、管理が行き届かなくなり、結果としてアクセス管理上のリスクにつながるため、管理しやすい構造に適用することが重要です。 まとめ この記事では、Google Workspace 共有ドライブ内のフォルダに対して、これまで不可能だった特定のユーザーへのアクセス制限が可能になったことをご紹介しました。 この機能を活用して、効率的なファイル管理にお役立てください。ご不明な点はお気軽にお問い合わせください。https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/meet_take-notes-for-me.htmlWed, 19 Mar 2025 00:00:00 +0000https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/meet_take-notes-for-me.htmlGoogle Meet についに登場！ 待望の「自動メモ生成」日本語版 Google Meet に、英語版で先行提供されていた「自動メモ生成」機能が、ついに日本語版としてリリースされました。 この機能は、会議の内容をリアルタイムで文字起こしし、AIが要点を抽出して議事録を自動生成するものです。 「自動メモ生成」は、議事録作成にかかる時間と労力を大幅に削減し、会議参加者が議論に集中できる環境を提供します。 本記事では、リリースされたばかりの日本語版の使用感をまとめ、読者の皆様に最新情報をお届けします。 【記事公開時点での注意点】 この記事は、リリース直後の情報に基づいて作成されています。 Google Workspace のニュースレターによると、新機能の提供には数日から数週間かかる場合があるとされているため、この記事の公開後も機能の追加や改善が行われる可能性があります。 そのため、この記事の内容はあくまでリリース時点での感想としてご覧ください。 自動メモ生成機能とは？ 「自動メモ生成」は、Google Workspace のオンライン会議ツール「Google Meet」の新機能です。 英語版では「Take notes for me」として先行提供されていましたが、約半年後の2025年3月13日、ついに日本語版がリリースされました。 「自動メモ生成」機能では、Google Meet の会議内容をリアルタイムで文字起こしし、AI（Gemini）が要点を抽出して議事録を自動生成します。 Meet の要約と文字起こしを Google ドキュメントで自動作成 作成したメモを Google Meet の参加者と自動共有 会議主催者は、会議終了後、ハイライトへのリンクが記載されたメールを受信 「自動メモ生成」機能は、Google Workspace の対象プランをご契約のお客様がご利用いただけます。 Business エディションの場合、Business Standard、Business Plus が対象です。（その他エディションについてはお問合せください。） 簡単な使い方・出力形式 自動メモ生成機能は、Google Meet の会議ルームに入室後、手動で有効化する必要があります。 会議を開始しただけでは、自動的に有効にはなりません。 自動メモ生成の使い方 有効にするには、Google Meet の会議中、画面右上のペンのアイコン「Gemini でメモを生成」をクリックし、「メモの作成を開始」ボタンをクリックします。 この時、「会議の文字起こしも行う」を有効にすると、自動メモ生成で作成されるドキュメントに文字起こしデータが追加されます。 メモの作成は、会議終了時に自動で終了しますが、手動で停止することも可能です。 機能が有効になると、会議終了後、自動的に Google ドキュメントが生成され、Meet 主催者のマイドライブ内の Meet Recordings フォルダに保存されます。 保存場所：マイドライブ＞Meet Recordings ファイル名：（ミーティング名） - YYYY/MM/DD HH:MM JST - Gemini によるメモ 会議の主催者と参加者には、会議終了後、生成されたドキュメントへのリンクが記載されたメールが送信されます。https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/vids-conversion.htmlThu, 06 Mar 2025 00:00:00 +0000https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/vids-conversion.htmlはじめに 2025年1月に、Google Workspace に 追加された生成AI機能の中に Google Vids があります。 このツールは、ビジネス向けの動画作成を支援するオンライン動画作成ツールです。 ゼロから動画を作成したり、用意されたテンプレートを編集して、動画を作成することも可能ですが、多くの企業様では、自社のプレゼン資料をお持ちではないでしょうか？ 「いま持っている資料を動画にできたら……」という希望をお持ちの企業様も少なくないでしょう。 この記事では、お手持ちのプレゼン資料を Google Vids で動画に変換する方法をご説明します。 ぜひ、お手元の Google スライドでお試しください。 （本文では、弊社の会社紹介スライドを例に、完成した Vids も公開しています。） PowerPoint ファイルを利用する場合は「PowerPointファイル（.pptx）を使いたい場合」もご確認ください。 Google Vids でゼロから動画を作成する方法は別の記事作成予定です。 既存のスライドを使う Google スライドのファイルを開く Vids として利用したい Google スライドを開いてください。 Google Vids を開く 1 とは別のタブで、Google Vids にアクセスします。 白紙の Vids を作成する 画面左上部の「新しい動画開始」をクリックします。 「テンプレートを使って開始」の画面が表示されます。 今回はテンプレートは使用しないので、「テンプレートを使って開始」の右上の [×] ボタンを押します。 プレーンな Vids の画面が表示されますので、ファイルに名前を付けてください。 Google スライドからコピーして貼り付け 1 で展開したスライドで、すべてのスライドをコピーし、Google Vids に貼り付けます。 （スタイルの設定が表示されますが、一旦「スキップ」して先へ進みます。） この際、Google スライドで設定していたテーマは反映されません。 Google スライドで、テーマとして会社のロゴなどを配置していた場合は、手動で Vids の各シーンに追加する必要があります。 先頭に白紙のシーンが残っているので不要であれば削除します。 貼り付け後、シーン編集画面の右側に「この動画のスタイル」が表示されます。 補足：PowerPointファイル（.pptx）を使いたい場合 PowerPointの .pptx ファイルは、そのまま Vids に貼り付けることができません。https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/about-vids.htmlWed, 05 Mar 2025 00:00:00 +0000https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/about-vids.htmlはじめに 2025年1月に、Google Workspace に Gemini の生成AI機能が追加されました。 それに伴い、新たに利用できるようになったサービスの一つに Google Vids があります。 Google Vids は Google Workspace Business Standard 以上で利用することができます。 Google Vids とは、ビジネス向けの動画作成を支援するオンライン動画作成ツールです。 企業では、会社紹介、製品紹介、社員研修、業務マニュアル、営業用プレゼン資料など、プレゼンテーション資料を使う機会が非常に多いのではないでしょうか。 「これらのプレゼンテーション資料を動画にできたら……」と思ったことはありませんか？ Google Vidsなら、プレゼン資料を簡単に動画に変換し、効率的に情報共有できます。 この記事では、Google Vids の概要についてご紹介します。 （実際の使い方については別記事をご参照ください。） Google Vids とは？ Google Vids とは、Google Vidsは、プレゼン資料から研修動画まで、ビジネス動画を効率的に作成できるツールです。 Google Workspace Business Standard 以上のプランで利用することができます。 Googleのドキュメントやスプレッドシートのように、ブラウザ上で操作することができます。 特別なソフトウェア、動画編集スキル、専門知識がなくても、動画の作成が可能です。 また、共同編集機能や共有機能も充実しており、作成した動画はダウンロードして使用することができます。 Google Vids を使うことで、業務の効率化や情報伝達の円滑化が期待できます。 営業資料を動画にして顧客に送付することで、より視覚的に魅力的な提案が可能になります。 動画とナレーションの機能を活用すれば、プレゼンター不在でも完璧なプレゼンを提供することができます。 なお、2025年3月現在、モバイルは表示のみが可能で、編集することはできない点にはご注意ください。 機能 Google Vids の基本機能を紹介します。 シーンの作成 Vids の動画は複数のシーン（場面）から構成されています。 シーンとは、動画を構成する一つ一つの場面のことです。編集画面ではスライドのように表示され、それらを繋ぎ合わせることで動画が作成されます。 実際のシーンの編集もスライドのような感覚で操作でき、テキスト、画像や動画の挿入、図形の作成、アニメーションの追加といった基本的な機能を有しています。 音楽の挿入 シーンに合わせて音楽を再生することができます。 音量や再生タイミングの調整、フェードイン・フェードアウトも制御可能です。　動画の利用 既存の動画、ストックメディアの動画、Vids で撮影した動画をシーンに挿入することができます。 扱える既存の動画ファイルの拡張子は、MP4、QuickTime、OGG、WebM で、Google ドライブ、パソコン上のファイルなどからアップロードして使います。 （Vids での撮影は次の節で紹介しています。）https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/introduce_gemini.htmlWed, 26 Feb 2025 00:00:00 +0000https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/introduce_gemini.htmlAI時代の本格到来 「私の業務にはAIなんて関係ありません。」 そう思っている人にこそ、ぜひお届けしたいお話です。 あらゆる場面でAIを目にするようになりました。 2027年には、AIの市場規模が約1,200億円になると予想されています。 業務効率化や働き方改革が叫ばれる背景には、AIの存在が不可欠であり、既にビジネスの世界において、AIは欠かせない存在と言えます。 AIの発展スピードは日進月歩どころか、秒進分歩といった速さで展開されており、「まだ使えるレベルじゃないかな」「ウチの分野ではしばらく必要ないかな」と思っていても、一年後・半年後には必要不可欠なものになっているかもしれません。　この記事では、そんな最先端AIのひとつである Gemini の導入を後押しする内容をご紹介します。 なぜ今、Gemini なのか？ 数あるAIのうち、なぜ Gemini が良いと言えるのかご説明します。 生成AIの魅力 Gemini は、Google が開発した「生成AI」です。 生成AIとは、簡単に言えば「コンテンツを生成する（作成する）」機能が備わっているAIのことです。 ただ単に、「検索する」「翻訳する」「画像認識する」だけでなく、文章、プログラム、表、画像といったコンテンツをAIが生成することができます。 「業務報告書を作成して」「コードのエラーを修正して」「このデータを分析して」「〇〇の画像をつくって」といった指示に答えることができるのです。 「与えた質問に答える」しかできなかったAIが「生み出す」「提案する」ということまで可能になったということです。 その高性能な生成AIが、Google Workspace に最適化されたものが Gemini for Google Workspace です。 Google Workspace の中にシームレスに組み込まれており、別のアプリを起動することなく、ブラウザ上で高度な処理を行うことができます。 何がもたらされるのか？ もっともご紹介したいのは、Gemini を導入すると、作業時間の短縮と業務の質の向上が可能になるということです。 従来の業務では、アイデア出し（ブレインストーミング）、テキストやプレゼン資料の下書きや概略作成に時間を取られてしまっていました。 それをAIと協業することで効率化が進み、付加価値の高い業務に時間が割けるようになります。 Google の調べでは、1ユーザーの週あたり105分の時間削減が可能になったということで、それが年単位となれば、年間で数十時間の削減になります。（もっと削減されたというリサーチ結果もあるようです。） AIに任せて業務の時間が削減できるということは、その分の時間を創造的な業務に充てることができるようになります。 また、つい後回しになってしまっていた作業を行う時間にすることもできるでしょう。 それが、1人のユーザーだけでなく、社内ユーザーの全員で実現したらどうでしょうか？ 全員が Gemini を活用することで、業務効率が飛躍的に向上し、企業全体の生産性向上に繋がることは想像に難くありません。 また、Gemini を使った77％のユーザーが「Gemini のない生活に戻れないと思う」と回答したアンケート結果もあります。 この結果から、製品がユーザーにとって魅力的で、実際に「使える」ものであるということが伺えます。 こうしたデータからも、Gemini の導入を検討する価値は十分にあるといえるでしょう。 Geminiの機能 では、Gemini for Google Workspace には具体的にどのような機能があるのか、簡単にご紹介しましょう。 （各機能の詳細や具体例、実際に自分の企業でどのように使えるかについては、ぜひ弊社までご相談ください。） Google Workspace で利用できる Gemini の機能は多岐に渡ります。 例えば、以下のような機能が挙げられます。 Gemini アプリ：チャット形式での質問に回答するだけでなく、Google Workspace のデータと連携して過去1週間のメールから週報を作成するなど、様々なタスクを自動化できます。 Gemini サイドパネル：Gmail やドキュメントなど、使用中のサービスに特化したAI機能を、シームレスに利用できます。 NotebookLM：特定のトピックを分析し、洞察を得ることができます。 Help me write：ドキュメント作成時に、AI が文章作成をサポートします。 Gemini Advanced：Deep Research を利用して、リサーチしたい内容を簡単に下調べし、リサーチ計画を立てることができます。 Gemini Advanced：Gems を使い、社内規則などを学習させ、適切な回答を生成させることができます。 上記の機能以外にも、Gemini for Google Workspace には、様々な機能が搭載されています。https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/notebooklm.htmlFri, 21 Feb 2025 00:00:00 +0000https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/notebooklm.html導入 NotebookLM は、Google が開発した AI 搭載のノートツールです。 ノートブックに追加された資料を理解して回答を生成します。 2025年1月、Google Workspace の Business エディションにこの機能が追加されました。 この記事では、NotebookLM の具体的な使い道と使い方についてご紹介します。 例として Google の公式資料をソースとして使用しますので、資料をご用意いただかなくても内容をお試しいただけます。 この記事で実際に行うのは以下の通りです。 NotebookLM でノートブックを新規作成 ソースを登録する チャットで質問する メモを追加する 他ユーザーと共有する 事前確認 利用環境 この記事では、NotebookLM の上位版である NotebookLM Plus を使用します。 NotebookLM Plus が使用できないプランをご利用の場合は一部機能が使えませんのでご注意ください。 また、この記事では、パソコンでの操作を前提としています。 スマートフォンやタブレットでは、表示や機能が異なる場合がありますので、ご注意ください。 この記事に記載されている内容を実行した際に、クエリの実行回数を消費することがあります。ご理解の上お試し下さい。 データは学習に利用されない NotebookLM のトレーニングに個人データは使用されません。 また、NotebookLM Plus の場合、インポートされたファイル、質問（プロンプト）、回答などのお客様のデータのコンテンツを Google サービスの改善のために使用することはありません。 お手持ちの資料を使用される場合は、規約をご理解いただき、十分ご注意の上ご利用ください。 リンク：NotebookLM によるデータ保護 リンク：NotebookLM Plus for Workspace 追加利用規約 では、実際に NotebookLM を操作してみましょう。 ノートブックを新規作成する ノートブックとは、NotebookLM で作成したワークスペースです。 ノートブックには、ユーザーがNotebookLMにアップロードしたソース（資料）、チャットでのやり取り、Studioで作成したメモが含まれます。 ノートブックは、無料版の NotebookLM では 1アカウントにつき最大100件、NotebookLM Plus では 500件を作成することが可能です。 では、作成を始めましょう。 まず NotebookLM のトップページにアクセスします。https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/aboutgemini.htmlTue, 18 Feb 2025 00:00:00 +0000https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/aboutgemini.htmlGemini 全体がわかるガイド Gemini とは Gemini は、Google が開発した AI 技術の総称です。 Google 内には Gemini の名前のついたサービスがいくつか存在しており、関係がやや複雑です。 この記事では、Gemini に関連するサービスをざっくり整理・理解することを目標として、それぞれについて解説していきます。 なお、この記事にまとめている内容は 2024年11月末 時点での内容です。 AI に関する技術やサービスは日進月歩で進化しているため、ご覧のタイミングによっては情報が古くなっている可能性がありますことを予めご注意ください。 Gemini ファミリーの整理 Google は 以前から AI サービスを提供していましたが、2023 年 5 月の Google I/O を機に AI に関するサービスの名称を Gemini に統一しました。 それ以前は個別の名前で呼ばれていたサービスが、Gemini に統一されたことで「これは AI サービスだ」ということが名前でわかるようになりましたが、似たような名前のためやや区別しづらいものになっています。 ここでは、それらを簡単に大別し、それぞれが区別できるように説明していきます。 すべての基盤 Gemini（大規模言語モデル） すべての Gemini サービスは、Gemini というマルチモーダル大規模言語モデルを基盤としています。 リンク：Google Cloud - 世界クラスの Google AI を活用した大規模言語モデル Gemini は、テキストだけでなく画像や音声も理解できる点が特徴です。 これにより、従来のテキストベースの AI を超えて、より高度なタスクをこなすことが可能となっています。 テキスト生成、テキスト要約、機械翻訳、質問応答などの自然言語処理タスクに優れているだけではなく、コード、画像、音声、動画などのデータでもトレーニングが可能であり、幅広い用途に対応できています。 Gemini を利用したサービス群 大規模言語モデルの Gemni を用いた Gemini ファミリーには、いくつかのサービスがあります。 サービス内容については、日々拡充されているため最新情報を確認するようにしてください。 Gemini アプリ（対話型AI）:https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/news/feb2025.htmlWed, 05 Feb 2025 00:00:00 +0000https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/news/feb2025.html概要 2025年1月16日に、Google Workspace 向け Gemini が提供開始されると Google 公式より発表がありました。 これにより、Google Workspace の Business エディションで、Gemini の機能 がアドオンなしで利用可能になりました。 リンク：Google Workspace Blog - Google Workspace enables the future of AI-powered work for every business これまでは、Google Workspace で Gemini の機能を使用する場合、別途料金が必要でしたが、これからはGoogle Workspaceの基本料金内で利用できるようになります。 Google Workspace 料金の価格改定とスケジュール AI 機能の追加と同時に、サブスクリプションの料金改定も行われます。 新料金は 2025年3月17日より適用されます。 すでに Google Workspace Business エディションをご契約のお客様におきましては、次回の更新タイミング以降に新料金が適用となります。 （例：年間支払いプランで、次の更新が7/1の場合、更新前まで料金変更なし、7/1の更新移行は新料金で請求） Gemini Business/Enteprise のアドオンをご契約されていたお客様におきましては、2025年1月31日より請求が自動的に停止されます。 （払い戻し等に関しては、別途Googleからのアナウンスをお待ちください。） 改訂前 改定後 Business Starter 680円 800円 Business Standard 1,360円 1,600円 Business Plus 2,040円 2,500円 Gemini Business （Gemini for Google Workspace アドオン） 2,260円 0円 Gemini Enteprisehttps://tech-blog.freegufo.com/article/gws/appsheet-share.htmlMon, 02 Dec 2024 00:00:00 +0000https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/appsheet-share.htmlAppSheet アプリの共有 ノーコードで簡単にアプリを作成できる AppSheet では、たいていの場合はアプリを作成したら、実際に使用することになるでしょう。 作成者だけが使用する場合は、そのままアプリを使用できます。 しかし、他のユーザーにも使用してもらう場合は、AppSheet アプリを共有する必要があります。 AppSheet アプリを共有することで、チームで協力して作業を進めたり、情報を共有したりすることができます。 この記事は、AppSheet でアプリを作成し、共有する方法を知りたい方を対象としています。 また、この記事では、AppSheet の有料版を前提に説明しています。 無料版では、共有できるユーザー数が制限されておりますのでご注意ください。 リンク：AppSheet を無料で使用する（プロトタイプと個人用） AppSheet の共有権限の種類 AppSheet で作成したアプリは、他人と共有することが可能です。 普通に作成しただけでは、アプリにアクセスできるのは作成者だけです。 他のユーザーにアクセスさせるには、共有機能を使ってアクセス権を付与する必要があります。 基本的な共有権限 AppSheet の権限は、「Owner」「Edit definition」「View definition」「Use app」の4種類があります。 Owner（管理者） アプリの作成者に自動的に付与される管理者権限です。 2024年11月現在、オーナー権限を他のユーザーに移行することはできません。 オーナーは、アプリのすべての機能を使用でき、他のユーザーに権限を付与することができます。 Edit definition（編集権限） アプリの編集権限です。 アプリを操作すること、アプリの編集画面を使用すること、保存すること、デプロイすること、ユーザーの権限を設定することができます。 共有ボタンから、共有用のリンクと、権限が設定されているユーザーの一覧をコピーできます。 View definition（閲覧権限） アプリの閲覧権限です。 アプリを使用すること、アプリの編集画面を閲覧することができます。 ​​共有ボタンから共有用のリンクをコピーすることはできますが、ユーザーの権限を設定することはできません。 Use App（使用権限） アプリの使用権限です。 共有されたリンクからアプリを操作することが可能です。 アプリの編集画面を閲覧したり操作したりすることはできません。 アプリを共有する際の注意点 必要なライセンス ここでは、Google Workspace アカウントで AppSheet Core ライセンスを使用している場合を例に説明します。 AppSheet アプリを共有する場合、共有相手にも AppSheet Core または Enterprise のライセンスが必要です。 （AppSheet の無料版では、共有できるユーザー数が制限されます。） Google Workspace を使用していない（AppSheet Core ライセンスを未所持）ユーザーと共有する場合は、以下のいずれかの方法があります。https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/transfer.htmlTue, 01 Oct 2024 00:00:00 +0000https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/transfer.htmlクラウド、はじめてみませんか 2000年代から加速した日本のデジタル化は、2010年代半ばにはIoTが広く普及し、2020年代の今では、データの利活用が企業の成長を左右する時代となりました。 特にコロナ禍は、その流れをさらに加速させ、デジタル技術の重要性を改めて認識させたと言えるでしょう。 しかし、この目まぐるしいデジタル化の速度に思ったように追いつけず、従来のオンプレミス環境に課題を感じている企業様も多いのではないでしょうか？ 「以前は問題なかったのに、ファイルサーバーの容量が常にパンク寸前…」 「リモートワーク導入を検討したが、セキュリティやファイル共有の問題が山積みで、何から手をつければいいのか分からない…」 このような悩みを抱える企業担当者の方も多いのではないでしょうか。 この記事では、オンプレミス環境が抱える具体的な課題と、クラウドサービスの代表格である Google Workspace への移行によってそれらがどのように解決されるのかを詳しく解説します。 Google Workspace とは Google Workspace とは、Google社が企業向けに提供しているオンラインのアプリケーションセットです。 メール、文書作成、表計算、チャット、オンライン会議など、ビジネスに必要なあらゆるツールが一つのパッケージにまとまっています。 特に、リアルタイムでの共同編集や共有機能が充実しており、チームでのコラボレーションを促進し、生産性を向上させることを目的として設計されています。 Google Workspace には、さまざまなエディションがあり、企業の規模やニーズに合わせて最適なプランを選択できます。 この記事では、多くの企業で利用されている Business エディション を中心に解説していきます。 （エディションや機能について詳しく確認したい方は こちら をご覧ください。） オンプレミスでの困りごとは Google Workspace で解決！ かつては社内ネットワーク内で、データを安全かつ高速に共有できる画期的な仕組みだったオンプレミス環境ですが、デジタル化と働き方の多様化が加速する現代において、その限界が露呈しつつあります。 ここでは、多くの企業が直面するオンプレミスの代表的な困りごとをいくつかピックアップしました。 そして、Google Workspace がそれらをどのように解決できるのかを具体的に解説します。 もしかしたら、共感できる悩みがあるかもしれません。 ファイルの共有 課題 ファイルを共有する場合、相手にメールで添付して送信するか、個別にアクセス権限を設定する必要がある ファイルサイズが大きいとメールに添付できない、転送に時間がかかる セキュリティの問題でアクセス権限が適切に切り出せない可能性がある 作業中に他のユーザーが同じファイルを操作していると、ファイルを編集できないことがある 作業が滞ってしまうため、コピーを作って対応するなどの力技をして運用し、最新ファイルに競合が発生してしまうことがある 具体例 容量の大きいデータを顧客に見てもらう必要があるが、社内サーバーにアクセスさせられないため、メールに添付またはデータ転送サービスを使わなければならない 打ち合わせの後、議事録ファイルに追記したいことが生じたが、他のユーザーがファイルを編集中のため、「YYMMDD_議事録_追記（ユーザー名）」として別のファイルを作って保存し、後で結合しなければならない 複数部署が協力して作成するプロジェクトの進捗報告書を作成する際、各部署から情報収集し、それを1つのファイルにまとめるため作業に時間がかかってしまう 解決 ファイル自体を送信しないので大容量ファイルでもすぐにアクセスすることができる ファイルを共有する場合、共有リンクを作成することでアクセス可能になる Google ドライブ にあるファイルは複数人で同時編集することが前提に作られているので、最新ファイルの競合が発生しない ファイルの最新版は常に1つになるため、混乱が発生しない 変更履歴は自動で保存され、過去のバージョンへの復元も容易 アクセス権限の設定 課題 社内ネットワークまたはVPN経由でファイルサーバーにアクセスし、特定のフォルダにファイルをアップロードする必要がある 社外やVPN構築ができない環境ではファイルにアクセスすることができない 例外処理をするとネットワークのセキュリティ管理が大変になる 具体例 訪問先でスマホで撮影したが、社内サーバーにアクセスできないので、一旦SDカードに保存し、帰社後パソコンにデータを転送し、社内サーバーにアップロードする 営業担当者が客先で契約書を取り交わしたが、社内サーバーにアクセスできず、契約書をスキャンしてメールで送信しなければならない 解決 Google ドライブにファイルを保存すれば、どんなネットワーク環境でもアクセスできる ネットワーク環境に縛られないため、リモートワーク・テレワークの環境を用意することができる ファイルへのアクセス権限が、ファイル単位、ユーザー単位で細かく設定できるのでセキュリティを維持したまま利便性を高められる ファイルストレージの管理 課題https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/label_make.htmlTue, 01 Oct 2024 00:00:00 +0000https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/label_make.htmlGoogle Workspace のラベル機能、活用できていますか？ ファイルの整理や検索に役立つ便利な機能ですが、その設定方法がよくわからないという方もいるのではないでしょうか。 この記事では、Google Workspace 管理者の方に向けて、ラベル機能を最大限に活用するためのラベルの作成・管理方法を分かりやすく解説します。 （ラベルの機能については「Google Workspace のラベル機能でファイル管理を効率化」の記事をご参照ください。） ラベルの作成 ラベル作成時の注意 ラベルの作成には「分類ラベルを管理」の管理者権限が必要です。 各項目は自動的に下書き保存されます。 ラベルを編集する画面から公開することができますが、公開後は項目種別を編集できません。 作成内容は自動保存されるため、編集途中にブラウザを閉じても問題ありません。 手順 管理コンソール ＞セキュリティ＞アクセスとデータ管理＞データ分類＞ラベルマネージャー へ移動します。 ラベルマネージャーのページ右上「＋ 新しいラベル」をクリックします。 ラベル名を入力します。（例：機密区分、プロジェクト名、契約書など） 有効にするアプリをチェックします。 「ドライブとドキュメントで「（ラベル名）」ラベルを有効にしますか？」と表示されるので [有効にする] を選択します。 「ドライブとドキュメント」のチェックボックスをオンにすると、その下にある「ファイルをコピーする際の動作」がアクティブになります。 ラベルのついたファイルをユーザーがコピーする際に、ラベルの値をどうするかを以下の3つから選択します。 - 常にラベルをコピー：ユーザーがラベルをコピーできなくてもラベルと値がコピーされる - ユーザーが適用できる場合にラベルをコピー：ユーザーがラベルを適用できる場合にのみラベルと値がコピーされる - ラベルをコピーしない：ユーザーの設定に関わらずラベルと値はコピーされない 「項目を追加」をクリックし、バッジラベルの場合は「バッジリスト」の「＋」を、標準ラベルの場合は適した種別の「＋」を選択します。 （バッジラベルは、バッジラベルは、組織全体で1つだけ作成できる特別なラベルで、重要な情報を目立たせるために使用すると効果的です。詳しくは Google Workspace のラベル機能でファイル管理を効率化」の記事をご参照ください。） 項目は右画面のプレビューで確認でき、全ての種類を合わせて最大10個まで指定可能です。 選択後は、右下の「項目の追加」をクリックします。 「ラベルを編集」のページに戻ります。 「項目」セクションに追加した項目が表示されているのでクリックして展開します。 項目名を入力します。（例：機密レベル、プロジェクト名、契約相手など） 対象のオプションの項目が必須の場合はチェックボックスを有効化します。 オプション名、バッジの色、オプションの説明を編集します。 a. バッジリストの場合 i. オプション名、バッジの色、オプションの説明（任意）を編集します。 ii. オプションの順序は、Google Workspace の一部のポリシーで優先順位として使用されることがあります。 そのため、選択肢は上から重要な順になるように並べておくことを推奨します。 iii. 順序は「↑」「↓」ボタンで移動することができます。 b. オプションリストの場合 i. 項目名を入力します。 ii. オプションの複数選択の可否、項目選択の必須かどうかを指定します。 iii. オプションリストで選択する選択肢を編集します。 iv. オプションの順序は、Google Workspace の一部のポリシーで優先順位として使用されることがあります。そのため、上から重要な順 または フローに沿った順（未着手→進行中→完了 など）になるように並べておくことを推奨します。 v.https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/label.htmlTue, 01 Oct 2024 00:00:00 +0000https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/label.htmlラベル機能 Googleドライブにはラベル機能があります。 ラベル機能を活用することで、ファイルの整理、検索性の向上、セキュリティの強化など多くのメリットが期待できます。 この記事では、Google Workspace の機能の一つであるラベル機能について、機能の紹介、活用方法などをご紹介します。 ラベルの作成方法については ラベルの作成方法 の記事をご参照ください。 ラベル機能の紹介 Google Workspaceのラベル機能は、組織内のファイルを特定の条件に基づいて分類するための機能です。 ファイルにラベルを付けることで、ファイルを整理し、必要な情報を素早く見つけ出し、セキュリティポリシーを適用することができます。 ラベルは、組織内のファイル（Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、PDFなど）にのみ適用され、フォルダ、ショートカット、共有ドライブ、他の組織が所有するファイルには適用されません。 また、ラベルの作成や管理は、管理者権限を持つユーザーのみが行えるため、組織全体で統一されたルールに基づいてラベルを運用できます。 これにより、属人化を防ぎ、組織全体のファイル管理体制を強化できます。 ラベル機能は、Google Workspace の Business Standard 以上のエディションで利用可能です。 その他のエディションでの対応状況については、Google Workspace 管理者ヘルプ - Google Workspace の各エディションの比較 をご確認ください。 ラベルの定義 Google Workspace のラベルは、ファイルに付与できるメタデータの一種です。 ファイル名や作成日時などの基本情報とは異なり、組織内で自由に定義し、ファイルの分類や管理に役立てることができます。 ラベルは最大150個まで作成可能です。 ラベルは、組織内の特定のユーザーやグループに対して、表示・編集権限を設定できます。 例えば、「機密情報」ラベルは特定の部署のメンバーのみが閲覧・編集できるように設定し、「公開情報」ラベルは組織内の全メンバーが閲覧できるように設定するといった使い分けが可能です。 組織内全ユーザーが表示・編集可能：組織全体で共有する情報に適しています。 特定の部署のみ編集可能：部署内で共有する情報や、特定の担当者のみが更新する必要がある情報に適しています。 特定の部署のみ表示可能：機密情報や特定のプロジェクトに関する情報など、限定されたメンバーのみが閲覧する必要がある情報に適しています。 このように、ラベルの権限設定を細かく調整することで、組織内の情報管理をより安全かつ効率的に行うことができます。 メリット ラベル機能を活用することで、ファイル管理の効率化やセキュリティ強化など、さまざまなメリットが得られます。 ファイル名や本文に情報を埋め込む必要がない 従来のファイル管理では、従来はファイル名に【社外秘】のように情報を付加していましたが、ラベル機能を使えばファイル名をシンプルにできます。 代わりに、ラベルを使って以下のような情報を付与できます。 公開範囲：社外秘、個人、共有、公開 等 経理書類分類：見積書、請求書、納品書、領収書 等 年月：作成日、締結日、有効期限 等 ステータス：下書き、修正中、確定 等 特定の部署や担当者のラベルを用意する 検索項目として使用できる ラベルはドライブ上の検索項目として利用できます。 特定のラベルが付いたファイルや、ラベルの項目に特定の値が入力されたファイルを簡単に検索できます。 これにより、必要な情報を素早く見つけ出すことができます。 例えば、「経理書類分類」が「見積書」で、「ステータス」が「確定」のファイルを検索するといったことが可能です。 ラベルの種類 Google Workspace ドライブのラベルには、「バッジラベル」と「標準ラベル」の2種類があります。 それぞれのラベルは、最大10個までの項目を設定できます。 バッジラベル バッジラベルは、組織全体で1つだけ作成できる特別なラベルです。 ファイル名の横に色付きのアイコンで表示されるため、ファイルの重要度や種類を一目で識別できます。https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/group.htmlTue, 01 Oct 2024 00:00:00 +0000https://tech-blog.freegufo.com/article/gws/group.html非常に便利な Google グループについて、部分的に使っているものの実は機能がよくわかっていないという方も多いのではないでしょうか？ この記事では、Google グループの機能や活用方法について詳しく解説します。 Google グループとは？ ビジネス活用で得られる効果 Google グループとは、社内コミュニケーションや情報共有を効率化するためのオンラインプラットフォームです。 グループの機能として、メーリングリスト、コンテンツ共有、カレンダーの招待状に使用することができ、複数名での作業が効率化されます。 グループ名の変更、メンバー追加・編集、設定変更、削除はいつでも可能で、最大500個までグループを作成することができます。 この記事では、メーリングリスト機能とセキュリティ強化に注目して紹介していきます。 グループの機能 Googleグループは、多様なコミュニケーションニーズに対応できるよう、複数の機能を提供しています。 グループ名は自由に設定でき、変更／メンバー追加・編集／設定変更／削除が可能です。 また、メールの送受信だけでなく、Google ドライブやカレンダーなどの「共有設定」にも利用可能で、2人以上のユーザーがいる場合には活用できると言えます。 メール送信やファイルの共有にユーザーをいくつも手打ちしている場合、ぜひグループの機能を活用して欲しいと思います。 メンバー漏れや、ユーザーの取り違えなどを防げるので、セキュリティの強化にも繋がります。 Google グループには、大きく分けて「メーリングリスト」と「アクセス権限の設定」の2つの機能があります。 それぞれの機能について詳しく見ていきましょう。 メーリングリスト（メール） メーリングリストとは、特定のグループの人々に対して、一斉にメールを送信できる仕組みです。 メーリングリストのアドレスにメールを送ると、リストに登録された全員に同じメールを同時に送信できます。 社内アナウンス、プロジェクトチームへの一斉連絡などに適しています。 一人ひとりにメールを送る手間を省き、連絡漏れなく確実に情報を届けることができます。 Google グループでは、このメーリングリスト機能をより便利に、そして安全に活用することができます。 Google グループのメンバーになると、グループに送信されたメールがユーザーのメールボックスに自動的に配信されます。 通常のGmailと同様に、Gmailで受信し、返信することができます。 メンバー側で特別な受信設定を行う必要はありません。 よくある「アカウントの使い回し」状態 info@example.com、support@example.com、recruit@example.com など、複数名で運用するメールアドレスに対し、ID・パスワードを共有して、1つのアカウントを複数名で使用していないでしょうか？ 複数名で同一のアカウントを共有することは、セキュリティ面で大きなリスクとなり、 Google も推奨していません。 そこで、Google グループのメーリングリスト機能を活用すれば、各ユーザーがそれぞれのアカウントを利用した上で、共通のメールアドレス宛てに届いたメールを受信し、対応することができます。 これにより、セキュリティを確保しつつ、複数人でメールを効率的に管理することが可能になります。 共同トレイ 共同トレイ機能を有効にすることで、Google グループのページから共同トレイ機能を利用することができます。 今回は詳しい説明は省きますが、ヘルプデスクなど、誰が返信を行ったか、今どのような状況かを把握するのに便利です。 共同トレイ：グループで受信したメールに対し、担当者の設定や対応状況（ステータス）をメンバー間で共有し、協力して対応 役割：オーナー、マネージャー、メンバーといった役割を設定し、グループ内で実行可能な操作を制限・セキュリティを強化 ディスカッション：グループ内でメッセージを投稿し、メンバー同士で活発な意見交換を行い、プロジェクトの推進や課題解決を促進 メールアーカイブ：過去のメールはグループ内に自動的に保存され、いつでも検索・参照が可能 アクセス権限の管理（Googleドライブ） Google グループで作成したグループは、メーリングリストのメンバー管理だけではなく、Google ドライブのアクセス権限の管理にも使用することができます。 Google ドライブでファイルやフォルダを共有する際、個々のユーザーを指定する代わりに、Googleグループを指定することで、アクセス権限を一括で管理できます。 これは、特に多数のユーザーとファイルを共有する場合に非常に便利です。 ユーザーの一括設定：グループのメールアドレスを指定することで、ファイルやディレクトリの共有権限設定の際に、グループメールアドレスでメンバーを全員追加 セキュリティ強化：個別にユーザーを設定することがないため、誤って権限を与えてしまうリスクを軽減 管理コストの削減：グループで適用したメンバーの追加や削除は、アクセス権限にも一括で反映される Google グループを活用することで、Google ドライブのアクセス権限をより効率的かつ安全に管理することができます。 グループの作成方法 では、次にグループの作成方法についてご案内します。 グループを作成する方法は、「管理コンソールから作成する」「グループの画面から作成する」の2種類あり、グループの運用目的に応じてどちらの方法を使用するか選択します。 なお、いずれの作成においても、グループ作成の権限が必要な点には注意してください。 管理コンソールから作成する 管理コンソールから作成する方法は、